ในยุคที่ข้อมูลส่วนบุคคลกลายเป็นทรัพยากรสำคัญขององค์กร กฎหมาย PDPA (Personal Data Protection Act) จึงถูกบังคับใช้อย่างจริงจัง เพื่อคุ้มครองสิทธิของเจ้าของข้อมูล รวมถึงพนักงานในองค์กรด้วย
หนึ่งในข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษคือ “ข้อมูลเงินเดือน” ซึ่ง HR ต้องเข้าใจวิธีการจัดเก็บ ใช้ และส่งต่อข้อมูลอย่างถูกต้อง
โปรแกรมเงินเดือนกับ PDPA” แสดง HR ตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนในระบบที่มีสัญลักษณ์กุญแจและไฟล์เข้ารหัส
โปรแกรมเงินเดือน (Payroll Software) กับข้อมูลส่วนบุคคล
ระบบเงินเดือน ถือเป็นหัวใจของการบริหารทรัพยากรบุคคล เพราะเกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญ เช่น
- ข้อมูลบัตรประชาชน
- รายได้และสวัสดิการ
- เลขบัญชีธนาคาร
- รายการหักภาษีและประกันสังคม
ตามกฎหมาย PDPA ข้อมูลเหล่านี้ถือเป็น “ข้อมูลส่วนบุคคล” (Personal Data) ที่องค์กรต้องเก็บ ใช้ และเปิดเผยตามหลักความยินยอมและความจำเป็นเท่านั้น
แนวทางการปฏิบัติตาม PDPA ในการใช้ระบบเงินเดือน (โปรแกรมเงินเดือน)
1. ขอความยินยอม (Consent) อย่างชัดเจน
พนักงานต้องได้รับข้อมูลว่าระบบจะนำข้อมูลไปใช้เพื่ออะไร เช่น การคำนวณเงินเดือน การยื่นภาษี หรือส่งข้อมูลให้ธนาคาร
2. กำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล (Access Control)
ควรให้สิทธิ์เฉพาะ HR หรือผู้บริหารที่เกี่ยวข้องในการเข้าถึงข้อมูลเท่านั้น
3. เข้ารหัสและป้องกันข้อมูลรั่วไหล (Data Encryption & Security)
ระบบควรมีการเข้ารหัส (Encryption) และสำรองข้อมูลในพื้นที่ปลอดภัย เช่น Cloud Server ที่ได้มาตรฐาน ISO 27001
4. กำหนดระยะเวลาเก็บข้อมูล (Retention Policy)
ควรเก็บข้อมูลเฉพาะเท่าที่จำเป็น เช่น เก็บไว้เพื่อรายงานภาษีหรือการตรวจสอบบัญชีตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
5. มีข้อตกลงกับผู้ให้บริการ (Data Processing Agreement)
หากองค์กรใช้ระบบเงินเดือนจากผู้ให้บริการภายนอก ควรทำข้อตกลงเพื่อกำหนดขอบเขตการใช้งานและความรับผิดชอบในการเก็บรักษาข้อมูล
โปรแกรมเงินเดือน COACH HCM กับความสอดคล้อง PDPA
COACH HCM พัฒนา ระบบเงินเดือน ให้สอดคล้องกับข้อกำหนด PDPA โดยออกแบบระบบเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน ได้แก่
- ระบบสิทธิ์เข้าถึงตามบทบาท (Role-based Access Control)
- ระบบบันทึกการเข้าถึงข้อมูล (Audit Trail)
- การเข้ารหัสข้อมูลสำคัญทั้งขณะจัดเก็บและส่งต่อ (Data Encryption)
- นโยบายจัดเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่เหมาะสม (Data Retention Policy)
- รองรับการลบหรือปิดข้อมูลเมื่อสิ้นสุดการจ้างงาน
แนวทางการเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่สอดคล้องกับ PDPA
เมื่อองค์กรต้องการเปลี่ยนหรือเลือกใช้ระบบ Payroll ใหม่ ควรตรวจสอบว่าระบบนั้นมีคุณสมบัติเหล่านี้:
- ระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลตามมาตรฐานสากล
- มีการจำกัดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลรายบุคคล
- มีระบบแจ้งเตือนเมื่อมีการเข้าถึงข้อมูลผิดปกติ
- รองรับการสำรองข้อมูลและกู้คืนในกรณีฉุกเฉิน
- มีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA) ที่ชัดเจนระหว่างองค์กรและผู้ให้บริการ
แนวทางการเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่สอดคล้องกับ PDPA
แหล่งข้อมูลอ้างอิง
สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC)
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือนและ PDPA
Q: โปรแกรมเงินเดือนต้องปฏิบัติตาม PDPA อย่างไร?
A: โปรแกรมเงินเดือนต้องเก็บ ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานภายใต้หลัก PDPA โดยต้องขอความยินยอมและจำกัดสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะผู้เกี่ยวข้องเท่านั้น
Q: ระบบ Payroll ต้องเข้ารหัสข้อมูลพนักงานหรือไม่?
A: ควรเข้ารหัสเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยเฉพาะข้อมูลสำคัญ เช่น บัญชีเงินเดือน เลขบัตรประชาชน หรือข้อมูลธนาคาร
Q: HR สามารถเก็บข้อมูลพนักงานไว้ได้นานเท่าใด?
A: เก็บได้เท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ เช่น การคำนวณภาษี หรือรายงานทางบัญชี และต้องลบข้อมูลเมื่อหมดอายุการเก็บรักษา
Q: หากใช้ระบบจากผู้ให้บริการภายนอก ต้องทำอย่างไร?
A: ต้องทำ “ข้อตกลงประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล” (Data Processing Agreement: DPA) กับผู้ให้บริการ เพื่อระบุความรับผิดชอบและมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูล
Q: โปรแกรม COACH HCM รองรับ PDPA หรือไม่?
A: รองรับเต็มรูปแบบ ด้วยฟังก์ชันควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง การเข้ารหัสข้อมูล และระบบตรวจสอบการใช้งาน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลพนักงานถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเป็นไปตามกฎหมาย PDPA